El cliente expide una orden escrita, realiza una llamada telefónica o por correo en la cual solicita la necesidad de cotizar un vehículo blindado en arrendamiento, mencionando claramente el tipo de vehículo, el objeto del contrato, el recorrido del vehículo y el tiempo de duración del servicio de arrendamiento.

En algunos casos cuando el cliente lo exija se realiza el arrendamiento del vehículo blindado con conductor escolta, el cual se contrata por medio de tercerización, ya que nuestra empresa no está habilitada para prestar este servicio.

El Director Administrativo estudia la viabilidad de la solicitud por medio de:

• Certificado de antecedentes (Cámara de comercio de Bogotá)

• Informe básico (Cámara de comercio de Bogotá)

• Informe Financiero (Cámara de comercio de Bogotá)

• Consulta en la lista Clinton

Estos estudios se realizan con el fin de evitar que el servicio de arrendamiento de vehículos blindados, sea utilizado como instrumento para la realización de actos ilegales, prestar servicios a delincuentes y a personas directa o indirectamente vinculadas con el tráfico de estupefacientes y/o actividades terroristas.

Nota 1: La información consultada por cada cliente es reservada y solo es de conocimiento de la persona encargada de realizar la cotización (Director administrativo o Director Logístico).

Nota 2: Para el caso que la empresa VIACOTUR BLINDADOS sea el que contrate los conductores  Ver el procedimiento de recursos humanos (5.4 contratación)

 Dependiendo de los resultados arrojados en el ítem anterior, el director administrativo y/o Director Logístico realizan la cotización del servicio solicitado.

Cuando es aprobada la cotización por parte del cliente, se realiza el contrato de arrendamiento del vehículo blindado, en donde se estipulan todos los requisitos y condiciones de perfeccionamiento y ejecución del servicio.

Para dar inicio al servicio de arrendamiento de vehículo blindado, el Director Logístico y/o Director Administrativo sigue el siguiente protocolo: 

Elaboración de inventario: Además del contrato de arrendamiento, el director logístico o Director Administrativo realizara un inventario, en el que se hace una descripción detallada de las partes del vehículo y la indicación del estado real en que se encuentra cada una de ellas. Este inventario del vehículo también se realiza con la devolución del vehículo.

Acta de entrega del vehículo: Como soporte de la entrega del vehículo blindado, se elabora un acta, la cual consta de la fecha, hora, lugar y condiciones en que se entrega el vehículo; esta acta debe estar firmada por el arrendador y arrendatario.

Autorización: Se hace entrega al cliente la carta para la utilización del vehículo blindado, donde se especifica el nombre de la persona que conducirá el vehículo blindado, la cual va dirigida a las autoridades de control. .

Por medio del GPS se realiza el seguimiento continuo y permanente de las actividades realizadas por los vehículos blindados dados en arrendamiento.

Para brindar un excelente servicio de arrendamiento de vehículo blindado se establecieron los siguientes controles:

• Mantenimiento preventivo de los vehículos cada 5000 KM.
  

• Documentación: Cada vehículo cuenta con la tarjeta de propiedad, seguro obligatorio de accidentes de tránsito (SOAT) pólizas de seguro, certificación técnico mecánica, habilitación de la superintendencia de vigilancia y seguridad privada.
  

• Comunicación: Se tiene una comunicación constante entre la empresa y el cliente. Si el cliente lo requiere se asiste a las reuniones de seguimiento, además cualquier novedad le es informada.

• nspecciones de los vehículos: la coordinadora de SST o el Coordinador de transporte, realiza inspecciones de seguridad a los vehículos blindados cada tres meses, cuando el vehículo se encuentra en arrendamiento se informa con anterioridad al cliente de dicho proceso.

• Accidentes de tránsito: El cliente debe reportar a la empresa cualquier incidente o accidente de tránsito que se presente durante el contrato de arrendamiento.

• Controles ambientales: Selección de proveedores confiables, solicitud de certificados de disposición final de residuos peligrosos a los proveedores, revisiones técnico mecánicas, mantenimiento de los 5000 km.

• Planes de contingencia: contar con vehículo de reemplazo en caso de eventos excepcionales.

Informar a la superintendencia de vigilancia y seguridad privada las novedades del personal, clientes, vehículos, entre otros.

Para determinar la satisfacción de los clientes se estableció la siguiente metodología: 

• Aplicación de encuesta al final del año o cuando finalice el contrato de arrendamiento de vehículo blindado, la cual consiste en evaluar diferentes criterios, los cuales le permiten a la empresa determinar la satisfacción de clientes y usuarios. 

• Se analizan los resultados para determinar el cumplimiento del indicador y las acciones correctivas en los casos que se requieran y/o preventivas para asegurar la eficacia.